Finanzausschuss-Protokolle | AStA am KIT

Protokoll der 2. Sitzung des Finanzausschusses vom 11. Juni 2025

adriank — Thu, 12 Jun 2025 13:16:25 +0000

Datum:

Mittwoch, 11. Juni 2025

Anwesend: Adrian Keller, Luca Golea

Abwesend: Kevin Löhlein (Vorsitzender), Alexander Hallitschke, Lenya Kröger

Gäste (ggf. anonymisiert): Adrian Mulas (Finanzreferent), Herbert Ehrenberger

Protokoll von: Adrian

Beginn: 15:16 Uhr Ende: 16:50 Uhr

Veröffentlicht am: 12.06.2025

Tagesordnung

TOP 1 – Begrüßung
TOP 2 – Genehmigung der Tagesordnung
TOP 3 – Gespräch mit dem BfH
TOP 4 – Besprechung des weiteren Vorgehens
TOP 5 – Sonstiges
TOP 6 – Bericht in StuPa und FSK

TOP 1 – Begrüßung

Luca begrüßt die Anwesenden.

TOP 2 – Genehmigung der Tagesordnung

Es gibt keine Einwände zur Tagesordnung. Sie wird per Akklamation angenommen.

TOP 3 – Gespräch mit dem BfH

Herbert hat um die Sitzung gebeten, weil ihm wichtig ist, dass der Finanzausschuss seinen Aufgaben nachkommt. Zuletzt war der Finanzausschuss nicht so aktiv. Er möchte den Finanzausschuss auch informieren, welche Themen aktuell im Finanzbereich bearbeitet werden.

Erledigte Aufgaben:

Der Haushalt wurde aufgestellt und ist seit 1. April in Kraft.
Am 30. April wurde eine Inventur durchgeführt. Diese soll regelmäßig durchgeführt werden. Es soll eine Inventarisierungsrichtlinie erstellt werden. 2 Gegenstände fehlten, einer konnte aufgetrieben werden. Der zweite Gegenstand ist verloren gegangen.
Herbert hat aus den externen Prüfungsberichten Schlussfolgerungen gezogen und Vorsitz und Finanzen vorgelegt.
Permanente Aufgaben:
- Buchungsrückstände werden aufgearbeitet (ca. 1000 Buchungen im Jahr)
- laufende Budgetüberwachung ist schwierig, weil die Bank die Zugänge noch immer nicht erteilt hat. Es wird daher erst bei Vorliegen der Kontoauszüge gebucht.
aktuelle Projekte:
- Ein Beschaffungs- und Abrechnungsleitfaden wurde entworfen. Es gab dazu noch Anmerkungen.
- Eine Übertragungsrichtlinie wurde entworfen. (Soll im Vorstand besprochen werden.)
- Die Reisekostenrichtlinie wurde wegen eines Widerspruchs zum Gesetz angepasst. (Wurde beschlossen, die Richtlinie wurde noch nicht angepasst.)
- Eine Inventarisierungsrichtlinie ist im frühen Stadium der Erarbeitung.
- Die Grenze für Vergleichsangebote wurde in der Finanzordnung erhöht. (Die Satzung wird demnächst bekanntgemacht.)
- Eine Antikorruptionsrichtlinie soll erstellt werden.
- Die Prüfungen durch externen Prüfer sind weiterhin Thema. (Demnächst gibt es dazu einen Termin mit dem externen Prüfer Herrn Fringer.)
- Eventuell kommt eine Hüttenrichtlinie.
- Für den Empfang von E-Rechnungen wird eine Leitweg-ID vom Land benötigt.
- Die Umsetzung der Mitteilungsverordnung ist derzeit in Arbeit.
Datenschutz im Finanzausschuss
- Es muss ein Verarbeitungsverzeichnis erstellt werden. (Herbert liefert Vorlagen, wir müssen das ausfüllen.)
- Alle Mitglieder des Finanzausschusses müssen eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben. (Herbert liefert dafür das Formular.)
Zukünftige Zusammenarbeit
- regelmäßiger Sitzungstermin (auch mit BfH)

Der Finanzausschuss hat folgende anstehenden Aufgaben in der letzten Sitzung festgestellt:

Bescheinigungen Übertragung der Restmittel (derzeit 18/19, 19/20, 20/21)
weitere Jahresrechnungen prüfen
Gespräch mit BfH (jedes Semester)
Prüfung Inventar (regelmäßig)
Belegprüfungen (vielleicht quartalsweise)

Wir brauchen Zugang zu den nötigen Informationen, um arbeiten zu können. Das können wir im Gespräch mit dem Beauftragten für den Haushalt besprechen.

TOP 4 – Besprechung des weiteren Vorgehens

Zweck	Dauer	Zeitpunkt
Termin für 4 Bescheinigungen zu Überträgen (18/19 bis 21/22)	ca. 1,5 Stunden	wenn Finanzreferat & BfH soweit sind
Belegprüfung	min. Nachmittag	Anfang Juli
nächste Besprechung mit BfH und Finanzreferat ggf. mit Nachfolge	ca. 1 Stunde	Oktober?

Der Finanzausschuss bittet um Zusendung der Sitzungseinladung zum Vorstand und um expliziten Hinweis, wenn Haushalt oder Jahresrechnung beraten werden.

TOP 5 – Sonstiges

keine Sonstigen

TOP 6 – Bericht in StuPa und FSK

Wer berichtet in StuPa und FSK?

StuPa: Luca
FSK: Adrian

Protokoll der 1. Sitzung des Finanzausschusses vom 22. Mai 2025

adriank — Thu, 22 May 2025 17:00:41 +0000

Datum:

Donnerstag, 22. Mai 2025

Anwesend: Kevin Löhlein (Vorsitz), Alexander Hallitschke, Adrian Keller, Lenya Kröger, Luca Golea (online)
Abwesend: -

Gäste (ggf. anonymisiert): Adrian Mulas (Finanzreferent)

Protokoll von: Adrian

Beginn: 13:02 Uhr Ende: 14:14 Uhr

Veröffentlicht am: 22.05.2025

Tagesordnung

TOP 1 – Begrüßung
TOP 2 – Wahl Vorsitz
TOP 3 – weiteres Vorgehen
TOP 4 – Sonstiges
TOP 5 – Bericht in StuPa und FSK

TOP 1 – Begrüßung

Kevin begrüßt die Anwesenden.

Es gibt eine Vorstellungsrunde.

Adrian weist darauf hin, dass er bis Ende Dezember 2024 Beauftragter für den Haushalt war und damit für alle Prüfungen, die sich auf den Zeitraum bis Ende Dezember 2024 beziehen, befangen ist.

Es wird die Tagesordnung besprochen.

TOP 2 – Wahl Vorsitz

Kevin steht zur Verfügung. Es gibt keine anderen Vorschläge.

Abstimmung: Der Finanzausschuss wählt Kevin Löhlein zum Vorsitzenden.
Ergebnis: 5/0/0 (ja/nein/Enthaltung)

Kevin nimmt die Wahl an.

TOP 3 – weiteres Vorgehen

Wir besprechen anstehende Aufgaben:

Bescheinigungen Übertragung der Restmittel (derzeit 18/19, 19/20, 20/21)
weitere Jahresrechnungen prüfen
Gespräch mit BfH (jedes Semester)
Prüfung Inventar (regelmäßig)
Belegprüfungen (vielleicht quartalsweise)

Wir brauchen Zugang zu den nötigen Informationen, um arbeiten zu können. Das können wir im Gespräch mit dem Beauftragten für den Haushalt besprechen.

TOP 4 – Sonstiges

Messenger
Wir erstellen eine Signal-Gruppe zur einfacheren Kommunikation.

TOP 5 – Bericht in StuPa und FSK

Wer berichtet in StuPa und FSK?

StuPa: Alex
FSK: Kevin

Protokoll der Abstimmung mittels Umlaufverfahren 2021/2022 01

Anonymous — Sun, 05 Dec 2021 21:18:21 +0000

Datum:

Sonntag, 5. Dezember 2021

Protokoll der Abstimmung mittels Umlaufverfahren 2021/2022 01

Protokollant: Jost von den Driesch

Abstimmungstext

„Der Finanzausschuss empfiehlt dem Studierendenparlament die Genehmigung des Antrags der Fachschaft Elektro- und Informationstechnik über 4500€ zum Erwerb eines neuen Servers für die Fachschaftsinfrastruktur.“

Abstimmung via WhatsApp-Gruppe

Jonathan Herter schrieb am 04.12.2021 um 22:50 Uhr: „Es kam gerade die Email von etec. Mit der genannten Begründung habe ich keine Einwände und stimme dem Antrag zu.“
Jost von den Driesch schrieb am 04.12.2021 um 22:58 Uhr: „Ich finde auch, dass die Gründe sehr klar dargelegt sind und stimme dem Antrag zu.“
Patrick Zauner schrieb am 04.12.2021 um 23:05 Uhr: „Sicherheit durch Virtualisierung kostet Ressourcen. Da es aber umso schlimmer ist, wenn man von einem kompromittierten Dienst auf andere zugreifen kann, sollte hier sicher nicht gespart werden. Ebenfalls stimmt natürlich, dass Dauerbetrieb etwas anderes ist, darum ergeben auch die besseren SSDs hier eindeutig Sinn. Ich stimme also auch gerne für die Genehmigung des Antrags“
Tilia Gädeke schrieb am 05.12.2021 um 07:39 Uhr: „Moin moin, ich stimme auch zu“

Ergebnis

Ja/Nein/Enthaltung: 4/0/0
Somit spricht der Finanzausschuss die Empfehlung aus.

Protokoll der 1. Finanzausschuss-Sitzung im WS21/22 am 17.11.2021

Anonymous — Wed, 17 Nov 2021 19:35:29 +0000

Datum:

Mittwoch, 17. November 2021

Protokoll der 1. Finanzausschuss-Sitzung 2021/2022 am 17.11.2021

Anwesend: Tilia Gädeke (StuPa), Jost von den Driesch (StuPa), Jonathan Herter (FSK), Patrick Zauner (FSK)

Abwesend: -

Protokollant: Jost von den Driesch

Beginn: 14:10 Uhr Ende: 14:30 Uhr

Tagesordnung

1. Wahl Vorsitz

2. Anträge Fachschaft WiWi - Seminarwochenende

3. Absprache mit Finanzreferenten zum Vorgehen bzgl Überprüfung der Handkassen der Studierendenschaft

4. Rechnungsprüfung durch den Finanzausschuss

5. Sonstiges

Protokoll

Es wurde rechtzeitig zur Sitzung eingeladen und die Mehrheit des Finanzausschusses ist anwesend. Somit ist der Finanzausschuss bei Einstimmigkeit beschlussfähig.

TOP 1 – Wahl Vorsitz

Jost von den Driesch kandidiert.
Der Finanzausschuss wählt Jost mit (3/1/0 ja/enthaltung/nein) zum Vorsitzenden für den Zeitraum des Wintersemesters 2021/2022.
Jost nimmt die Wahl an.

TOP 2 – Anträge Fachschaft WiWi - Seminarwochenende

Die Fachschaft WiWi zieht ihre Anträge zurück, da sie bereits als Haushaltsposten im Haushalt der Fachschaft vorgesehen sind und somit keiner Genehmigung durch den Finanzausschuss bedürfen.

TOP 3 – Absprache mit Finanzreferenten zum Vorgehen bzgl Überprüfung der Handkassen der Studierendenschaft

Lukas erklärt, dass die VS keine Handkassen hat. Somit ist keine Überprüfung notwendig.

TOP 4 - Rechnungsprüfung durch den Finanzausschuss

Jost: Es besteht Nachholbedarf des FAs bei der Rechnungsprüfung der letzten Jahre. Diese versuchen wir in den kommenden Semester aufzuarbeiten. Ziel für dieses Semester ist die Überprüfung von zwei Semestern, sodass wir den Rückschritt im Laufe der kommenden Semester aufarbeiten.
Lukas nimmt mit Martin (Haushaltsbeauftragter des AStA) Kontakt auf, um den Mitgliedern des Finanzausschusses Zugriff auf die zur Überprüfung notwendigen Unterlagen zu gewähren. Martin, Lukas und Jost besprechen das gemeinsame weitere Vorgehen und stimmem mit dem FA einen Termin zur Überprüfung ab.

TOP 5 - Sonstiges

Keine sonstigen Punkte.

Protokoll der Abstimmung mittels Umlaufverfahren 2018/2019 10

Anonymous — Tue, 21 Jan 2020 11:12:47 +0000

Datum:

Mittwoch, 22. Januar 2020

Protokoll der Abstimmung mittels Umlaufverfahren 2018/2019 10

Protokollant: Verena Höhn

Abstimmungstext

„Der Finanzausschuss stimmt der außerplanmäßigen Ausgabe von 15.000€ aus den Haushaltsmitteln des AStA zur Anschaffung eines neuen Servers zur Dateispeicherung zu.“

Abstimmung via WhatsApp-Gruppe

Sonja Schneidewind schrieb am 31.10.2019 um 19:35 Uhr: „Ich stimme dafür.“

Verena Höhn schrieb am 31.10.2019 um 19:42 Uhr: „Ich stimme auch dafür.“

Ergebnis

Ja/Nein/Enthaltung: 2/0/0

Somit ist der Antrag angenommen.

Protokoll der Abstimmung mittels Umlaufverfahren 2018/2019 9

Anonymous — Tue, 21 Jan 2020 11:11:12 +0000

Datum:

Dienstag, 21. Januar 2020

Protokoll der Abstimmung mittels Umlaufverfahren 2018/2019 9

Protokollant: Sonja Schneidewind

Abstimmungstext

„Der Finanzausschuss stimmt der außerplanmäßigen Ausgabe von 639,18€ aus den Haushaltsmitteln der Fachschaft Informatik zur Anschaffung von 6 Bürostühlen für den Raum des „Forum Wirtschaftsinformatik e.V.“ zu“

Abstimmung via WhatsApp-Gruppe

Sonja Schneidewind schrieb am 21.10.2019 um 13:53 Uhr: „Ich spreche mich dafür aus.“

Verena Höhn schrieb am 21.10.2019 um 15:07 Uhr: „Ich auch“

Ergebnis

Ja/Nein/Enthaltung: 2/0/0

Somit ist der Antrag angenommen.

Protokoll der Abstimmung mittels Umlaufverfahren 2018/2019 8

Anonymous — Tue, 21 Jan 2020 11:07:38 +0000

Datum:

Dienstag, 21. Januar 2020

Protokoll der Abstimmung mittels Umlaufverfahren 2018/2019 8

Protokollant: Claudius Zimmermann

Abstimmungstext

„Der Finanzausschuss stimmt der außerplanmäßigen Ausgabe von 2100€ aus den Haushaltsmitteln des AStA zur Anschaffung eines Rechners für die Layoutbeauftragte zu.“

Abstimmung via WhatsApp-Gruppe

Claudius Zimmermann schrieb am 02.08.2019 um 13:10 Uhr: „Ich bin dafür!“

Verena Höhn schrieb am 02.08.2019 um 13:10 Uhr: „Bin dafür“

Sonja Schneidewind schrieb am 02.08.2019 um 13:11 Uhr: „Ich bin auch dafür“

Ergebnis

Ja/Nein/Enthaltung: 3/0/0

Somit ist der Antrag angenommen.

Protokoll der Abstimmung mittels Umlaufverfahren 2018/2019 7

Anonymous — Tue, 21 Jan 2020 11:06:24 +0000

Datum:

Dienstag, 21. Januar 2020

Protokoll der Abstimmung mittels Umlaufverfahren 2018/2019 7

Protokollant: Claudius Zimmermann

Abstimmungstext

„Der Finanzausschuss stimmt der Ausgabe von 595,00 € aus den Haushaltsmitteln des AStA zum Kauf des Druckers aus der AStA-Druckerei zu.“

Abstimmung via WhatsApp-Gruppe

Sonja Schneidewind schrieb am 24.07.2019 um 14:40 Uhr: „Ich bin dafür.“

Claudius Zimmermann schrieb am 24.07.2019 um 14:40 Uhr: „Ich bin dafür“

Verena Höhn schrieb am 24.07.2019 um 15:42 Uhr: „Bin auch dafür“

Ergebnis

Ja/Nein/Enthaltung: 3/0/0

Somit ist der Antrag angenommen.

Protokoll der Abstimmung mittels Umlaufverfahren 2018/2019 6

Anonymous — Tue, 21 Jan 2020 11:04:30 +0000

Datum:

Dienstag, 21. Januar 2020

Protokoll der Abstimmung mittels Umlaufverfahren 2018/2019 6

Protokollant: Claudius Zimmermann

Abstimmungstext

„Der Finanzausschuss stimmt der außerplanmäßigen Ausgabe von 710,99€ aus den Haushaltsmittelnder Fachschaft Chem/Bio zur Anschaffung eines Bürorechners zu.“

Abstimmung via WhatsApp-Gruppe

Verena Höhn schrieb am 23.07.2019 um 13:20 Uhr: „Ich bin ChemBio, es ist also das einzigvertretbare Verhalten, wenn ich mich enthalte.“

Claudius Zimmermann schrieb am 23.07.2019 um 13:27 Uhr: „Ich bin dafür […]“

Sonja Schneidewind schrieb am 23.07.2019 um 14:13 Uhr: „bin dafür“

Ergebnis

Ja/Nein/Enthaltung: 2/0/1

Somit ist der Antrag angenommen.

Protokoll der Abstimmung mittels Umlaufverfahren 2018/2019 5

Anonymous — Tue, 21 Jan 2020 11:01:30 +0000

Datum:

Dienstag, 21. Januar 2020

Protokoll der Abstimmung mittels Umlaufverfahren 2018/2019 5

Protokollant: Wassilios Delis

Abstimmungstext

„Der Finanzausschuss stimmt der Ausgabe von 3.052,35€ aus den Haushaltsmitteln des AKK zur Anschaffung von Bodenmatten für die AKK-Halle zu.“

Abstimmung via WhatsApp-Gruppe

Claudius Zimmermann schrieb am 07.05.2019 um 13:16 Uhr: „Ich stimme dafür“

Wassilios Delis schrieb am 07.05.2019 um 13:17 Uhr: „Ich stimme dagegen.“

Sonja Schneidewind schrieb am 11.05.2019 um 17:25 Uhr: „Ich stimme dafür, (…)“

Verena Höhn schrieb am 11.05.2019 um 22:03 Uhr: „Bin auch der Meinung.“

Ergebnis

Ja/Nein/Enthaltung: 3/1/0

Somit ist der Antrag angenommen.

Kommentar

Der Antrag zur Anschaffung wurde nicht zeitnah beim StuPa und im Finanzausschuss eingereicht, sondern erreichte uns über den AStA ein halbes Jahr später.
Der Finanzausschuss kritisiert das Vorgehen von Seiten des AKK bei diesem Antrag und weist das AKK an sich mit dem Ablauf zur Freigabe von Haushaltmitteln bei größeren Anschaffungen auseinanderzusetzen. Der Finanzausschuss behält sich vor in Zukunft bei ähnlich ablaufenden Anträgen strenger vorzugehen.